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Wie Sie neue Prozesse erfolgreich implementieren

Wie Sie neue Prozesse erfolgreich implementieren


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20 November 2015

Haben Sie als Kind stille Post gespielt? Dann wissen Sie noch gut, wie verzerrt Informationen mündlich weitergegeben werden. Das Spielresultat ändert sich kaum, auch wenn Erwachsene daran beteiligt sind. Was Kunden aktuell bewegt, darüber wissen Außendienst-Mitarbeiter meist gut Bescheid. Ist der Kunde zufrieden?", Gibt es neue Bestellungen?",die Antworten auf solche und ähnliche Fragen interessieren auch Vertriebsleiter. Als Vertriebsleiter will ich wissen, was sich am Markt tut, um strategische Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Ideal wäre ein Bericht, der von allen Mitarbeitern im Außendienst unmittelbar nach einem Kundenbesuch erstellt wird. Theoretisch sehr leicht umzusetzen, die Praxis zeigt oft ein anderes Bild.

Das liegt an folgenden Herausforderungen:

  1. Außendienst-Mitarbeiter stehen unter großem Zeitdruck. Die Erstellung eines Protokolls soll möglichst zeitsparend umsetzbar sein.
  2. Für aussagekräftige Analysen benötigen Sie eine hohe Datenqualität.
  3. Die Implementierung soll rasch und kostengünstig erfolgen, ohne aufwendiges IT-Projekt oder rigorose Schulungsmaßnahmen.

Häufig findet man im Außendienst eine Lösung, die sich nur an der raschen Implementierung orientiert. Die Mitarbeiter füllen eine Wordvorlage aus, die an die Verantwortlichen im Vertrieb gemailt wird. Der Nachteil dieser Lösung liegt klar auf der Hand:

  • Die Erstellung des Protokolls ist relativ zeitaufwendig.
  • Auswertbare Daten sind kaum generierbar.

Eine Alternative kann die Verwendung einer eigenen Softwarelösung sein. Damit werden immerhin schon zwei der oben genannten Herausforderungen gelöst. Daten lassen sich rasch erfassen und gut auswerten. Aber wie sieht das mit der Implementierung aus? Oft ist diese recht kostenintensiv und mit einem erhöhten Schulungsbedarf für die Vertriebsmitarbeiter verbunden.

Neben den technischen Herausforderungen gibt es auch organisatorische. Viele Mitarbeiter sind skeptisch, ob neue Systeme nicht mehr Aufwand für sie bedeuten und eine weitere Kontrollmöglichkeit für den Arbeitgeber bieten.

Das technische Problem kann durch eine intelligente und zugleich kostengünstige Softwarelösung wie die intelligente Checkliste (iCL) behoben werden; organisatorisch ist das Thema etwas diffiziler.

Wie wäre es, wenn ich als Vertriebsleiter dem Anwender einen Anreiz gebe, die Softwarelösung zu verwenden? Das kann beispielsweise eine spürbare Zeitersparnis sein oder die Reduzierung monotoner Arbeitsschritte.

Für Außendienst-Mitarbeiter ist die Spesen- bzw. Kostenabrechnung mühsam und zeitaufwendig, aber notwendig, da sie getätigte Aufwände rückerstattet bekommen.

Lassen Sie uns also die Spesenabrechnung mit der Erstellung eines Besucherprotokolls verbinden. Das heißt, Mitarbeiter geben über dasselbe System getätigte Ausgaben, gefahrene Kilometer und durchgeführte Tätigkeiten ein, und beantworten gleichzeitig bestimmte Fragen zu einem Kundenbesuch. Am besten täglich unmittelbar nach jedem Besuch bei einem Kunden.

Durch das Einbinden bestehender Prozesse in neue Systeme mit zusätzlichen Anforderungen gewinnen Vertriebsleiter und Mitarbeiter. So wird die Implemtierung zum Erfolg.

Sie sind nun voller Tatendrang und möchten neue Ideen umsetzen? Dann achten Sie neben allen technischen Herausforderungen darauf, wie die Implementierung erfolgen soll. Denn die besten Systeme sind nur so gut, wie ihre erfolgreiche Umsetzung in einer Organisation.